We have updated the Guest Portal with a new "Check-in To-do list," clearer payment details, and a mobile-friendly design to make things easier for your guests.

In the past, guests didn't always have a clear overview of what they needed to do before arriving. They had to search through emails to find payment dates or remember to fill in the guest list and license plate numbers. This could be confusing and often led to extra questions for your team.

Now, guests have a simple, branded guest portal where they can take care of everything themselves. The new Check-in To-do list shows them exactly what is missing, like the guest list, license plates or a payment. We also updated the look and feel. Upcoming bookings are at the top, and old bookings are moved to an archive. If a guest books more than one accommodation, they can now see the whole booking and all their booked accommodations in one clear overview.

Improvements for your guests:

• Do it yourself: Guests can finish their Check-in To-do list (guest list, license plates, and payments) and pay directly through the payment portal.

• Mobile friendly: The portal is now fully mobile-friendly and matches your branding, so it looks professional on any device.

• Clearer information: Guests can see payment deadlines, read more about their accommodation, and even copy the park address to navigate there easily.

• Better for group bookings: For group bookings, guests can see the total number of people and all their different booked accommodations in one screen.

Découvrez BEX Campaigns et les améliorations apportées au contenu et aux widgets

BEX Campaigns

Design professionnel pour vos campagnes d'e-mailing

BEX Campaigns propose désormais un environnement de conception plus robuste et cohérent pour vos communications clients. Grâce à l'introduction de thèmes et de polices standardisés, ainsi que d'aperçus haute fidélité, vous avez l'assurance que vos modèles d'e-mails conservent l'image de marque et l'intégrité visuelle de votre entreprise sur tous les appareils.

Filtre multi-administrations

Les campagnes incluent désormais un nouveau filtre d'administration. Les contacts peuvent être filtrés en fonction de l'administration à laquelle ils appartiennent. Les organisations gérant plusieurs administrations peuvent ainsi cibler les contacts d'une entité spécifique.

Barre de navigation dans un bloc de contenu

Pour structurer plus efficacement vos modèles d'e-mails, vous pouvez désormais utiliser le nouveau bloc de contenu « barre de navigation ». Celui-ci vous permet d'ajouter plusieurs liens directement en haut de vos e-mails.

CMS

Widget bouton amélioré avec aperçu en direct

La création de pages dans le CMS est devenue plus rapide et intuitive grâce à l'ajout d'aperçus en direct pour le widget bouton. Vous visualisez instantanément les changements de couleurs, de libellés et de styles dans l'éditeur au fur et à mesure de vos modifications, sans avoir à enregistrer ou à ouvrir un aperçu séparé pour voir le résultat final.

De plus, les utilisateurs peuvent désormais sélectionner directement une page pour créer un lien, au lieu de devoir saisir manuellement une URL.

Améliorations de la gestion de contenu

Plusieurs mises à jour ont été effectuées pour simplifier votre flux de travail dans le backoffice, notamment un correctif pour la réorganisation des éléments sur la page des équipements (Facilities) et une meilleure visibilité des dépendances de pages dans les en-têtes de votre site. Enfin, les adresses e-mail des utilisateurs sont désormais automatiquement converties en minuscules, garantissant une correspondance parfaite des données avec vos dossiers de gestion et évitant les doublons de fiches clients.

Skentel pour le Royaume-Uni, améliorations Peppol, et nouvelles intégrations comptables

Nouveau : Skentel pour les relevés de compteurs automatisés

Nous avons lancé une nouvelle intégration avec Skentel, spécifiquement conçue pour automatiser le relevé des compteurs pour le marché britannique. Cette intégration charge les données d'électricité, d'eau et de gaz directement depuis les capteurs Skentel vers BEX, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des relevés de compteurs et garantissant une facturation précise des charges pour vos clients.

Amélioration de la facturation électronique BEX via Peppol

Les factures Peppol incluent désormais des délais de paiement clairs et un lien direct vers le portail de paiement, offrant ainsi aux destinataires un moyen simplifié de régler leurs soldes. Sur les factures pour les réservations de groupe envoyées via le réseau Peppol, chaque ligne de facture est précédée de sa référence de réservation correspondante, offrant une ventilation transparente des coûts par réservation.
Les notes de crédit font désormais également référence directement à la facture d'origine, ce qui facilite l'association du crédit aux documents financiers corrects pour vos destinataires.

Conditions en cas de dommages et traductions pour Booking.com

L'intégration Booking.com comprend désormais des paramètres spécifiques pour les conditions relatives au tabagisme et aux dommages. Cela permet de s'assurer que les clients sont pleinement informés de votre règlement intérieur avant leur arrivée. De plus, nous soumettons désormais les traductions des noms de types directement à Booking.com, afin de garantir que vos types soient affichés avec précision dans plusieurs langues.

Plus d'intégrations comptables : AFAS et Datev Cloud

Datev Cloud et AFAS ont été ajoutés en tant qu'intégrations de logiciels de comptabilité via la plateforme Chift. Ces intégrations facilitent un flux de données financières plus robuste et transparent entre votre système de gestion et votre logiciel de comptabilité préféré.

Exportations automatisées des journaux pour Datev

L'intégration Datev(distincte de Datev Cloud) prend désormais en charge les exportations automatisées de transactions de journaux agrégées basées sur vos paramètres de fréquence et de délai préférés. Les données financières circulent de manière transparente vers Datev, avec la possibilité de resynchroniser manuellement des transactions spécifiques si nécessaire.

Les stats de réservation reposent désormais sur la date de confirmation, et non plus sur la création, afin de garantir des données plus fiables et cohérentes.

Statistiques basées sur la confirmation

Auparavant, les statistiques de réservation étaient calculées en fonction de la date à laquelle une réservation était initialement créée. Cependant, une réservation peut souvent rester 'Pas encore confirmé' pendant un jour ou plus avant d'être officiellement confirmée ou annulée. Cela signifiait qu'une réservation confirmée aujourd'hui pouvait être comptabilisée dans les statistiques de réservation d'hier, au moment de la création de la réservation non confirmée. Cela provoquait souvent de la confusion lors de la comparaison des statistiques, car le nombre de réservations confirmées était modifié rétroactivement.

Désormais, vos statistiques refléteront la date à laquelle la réservation a été confirmée, offrant ainsi une vue d'ensemble plus stable et précise de vos performances.

Des améliorations réelles et notables pour vos données :

• Plus de décalage dans les stats : les données historiques restent cohérentes ; vous ne verrez plus de "nouvelles" réservations apparaître à des dates passées parce qu'une réservation a été confirmée plus tard.

• Meilleur alignement : vos statistiques s'alignent désormais parfaitement avec votre chiffre d'affaires confirmé et votre flux de réservations.

• Mise à jour automatique : ce changement est appliqué automatiquement à tous les tableaux de bord et rapports pertinents.

Une nouvelle permission dans le profil propriétaire permet d'annuler leur propre réservation avant la date d'arrivée.

Réserver et annuler depuis le portail propriétaire

Il était déjà possible de permettre aux propriétaires de réserver un séjour pour eux-mêmes directement depuis leur portail propriétaire. Désormais, ils peuvent également l'annuler eux-mêmes si cette réservation n'est plus souhaitée. Seule limite : l'annulation n'est possible qu'avant la date d'arrivée ; les annulations le jour même ne sont pas acceptées.
L'annulation s’effectue directement depuis la page d'aperçu du portail propriétaire, en cliquant sur le bouton situé à côté de la réservation future.
Plus d'informations pour les propriétaires : Staying in your own holiday home

Lorsqu’un propriétaire annule sa réservation, vous en serez automatiquement informé via un message de réception.

Configuration dans le profil du propriétaire

Pour permettre à vos propriétaires de réserver et d’annuler leurs propres séjours, accédez à leurs profils et modifiez-les. Vérifiez que la permission permettant aux propriétaires de faire des réservations est cochée, puis cochez également la nouvelle permission autorisant l’annulation. La mise à jour du profil du propriétaire applique ce changement à tous les propriétaires associés à ce profil.
Plus d'informations sur cette permission : Owner permissions: Make reservations and additional actions

Définir la date de facturation au check-in, accès MFA multi-appareils, séjours flexibles, et bien plus encore.

Facture de réservation créée au check-in

La génération automatique de vos factures de réservation peut désormais se déclencher dès le check-in. En combinant cela avec un paramétrage de journalisation adéquat, vous garantissez que le chiffre d'affaires et la TVA sont enregistrés précisément à la date d'arrivée. Une avancée majeure pour répondre aux exigences comptables rigoureuses, notamment au Royaume-Uni et en Belgique !
Pour en savoir plus : When to invoice guests: booking invoice date

Accès multi-appareils fluide avec MFA

Restez connecté simultanément sur votre téléphone et votre ordinateur portable, même avec l'authentification multifacteur (MFA) activée. Cette amélioration fluidifie votre flux de travail quotidien. Notez toutefois qu’une déconnexion explicite fermera toujours toutes vos sessions actives sur l'ensemble des appareils.

Séjours flexibles dans le groupe des clients

La liste des voyageurs prend désormais en charge les séjours partiels, vous permettant d'enregistrer les dates exactes d'arrivée et de départ pour chaque individu au sein d'une seule et même réservation. Cela fiabilise vos dossiers de réservation et garantit un reporting conforme aux exigences des autorités locales.
Pour en savoir plus : Séjours partiels : une gestion plus souple et plus précise des réservations

Anonymisation renforcée des contacts

L'anonymisation des contacts est désormais plus rapide : lorsqu'elle est activée, tous les propriétaires et/ou réservations associés sont automatiquement anonymisés. Cette mise à jour vous permet de renforcer la confidentialité des données et d'assurer une conformité totale de vos registres.

E-invoicing via le réseau Peppol

Avec la nouvelle application BEX E-invoicing, vous pouvez utiliser le réseau Peppol directement depuis votre PMS. Envoyez des factures électroniques à vos clients professionnels disposant de numéros de TVA et d'enregistrement valides. Une fonctionnalité devenue indispensable, notamment pour nos utilisateurs belges face aux obligations légales de 2026.

Téléchargement des factures en fichiers PDF séparés

Lors du téléchargement groupé depuis l'aperçu des factures, vous recevrez désormais un fichier ZIP contenant chaque facture en PDF individuel. Auparavant fusionnées en un seul document, vos factures sont maintenant bien plus simples à classer et à partager.

Vue d'ensemble financière améliorée

Le module Finances fait peau neuve avec une navigation plus intuitive. Les éléments du menu sont désormais regroupés par thématique : les « Lots de paiement » bénéficient de leur propre section, et l’onglet « Factures à payer » sépare désormais clairement les factures remboursables des autres types de paiements dus.

Plaque d'immatriculation du propriétaire pré-saisie

Un vrai gain de temps pour vos équipes à la réception : lors d'une réservation « propriétaire », les détails de la plaque d'immatriculation sont automatiquement récupérés depuis sa fiche profil. Cela limite les doubles saisies et réduit le risque d'erreur manuelle.

Méthode de connexion du propriétaire visible sur sa page

Une nouvelle icône sur la page du propriétaire affiche clairement la méthode de connexion utilisée par le propriétaire principal ou ses contacts associés ayant accès au portail. En sachant exactement comment ils accèdent à leur portail, vous pouvez leur offrir un support plus rapide et personnalisé.

1 coupon maximum par réservation

Afin de garantir le respect de vos stratégies commerciales et éviter le cumul excessif de remises, nous avons instauré une limite d'un coupon par réservation. Cela empêche les voyageurs de cumuler plusieurs codes promotionnels sur une seule réservation.

Nouveau filtre par type de client pour les réservations

Affinez vos recherches dans l'aperçu des réservations grâce aux nouveaux filtres par types de clients. Vous pouvez désormais filtrer selon les tranches d'âge ou la présence d'animaux de compagnie. Très pratique pour identifier en un clic toutes les réservations incluant des enfants, par exemple.

Améliorations pour le module Inbox

Plus besoin de recharger la page pour voir apparaître un message que vous venez d'envoyer. Seuls les nouveaux messages entrants marquent désormais une conversation comme « ouverte ». Le statut ne sera pas modifié par l'envoi de confirmations ou de messages automatisés (comme ceux de Booking.com), vous permettant de vous concentrer sur les demandes nécessitant réellement une action de votre part.

Pour le CMS, le mois de décembre a été placé sous le signe des mises à jour de performance. Ces modifications en coulisses ne sont pas immédiatement perceptibles dans vos opérations quotidiennes, mais elles garantissent une expérience globale plus fluide.

Trois mises à jour ont permis d'améliorer les performances des sites CMS sur les appareils mobiles. L'une d'entre elles a optimisé le calendrier de disponibilité lors d'une réservation sur téléphone portable.

Si vous utilisez le module Sales, vous avez peut-être remarqué que la manière dont les propriétés sont ajoutées aux listes de biens est plus intuitive. Il s'agissait de l'une des deux mises à jour de performance pour ce module.

Plusieurs améliorations ont été apportées pour renforcer la communication entre le CMS et le PMS, ce qui a également permis d'améliorer les performances du filtre par groupe de clients dans votre barre de "Recherche & Réservation".

Vous utilisez beaucoup de contenus vidéo et de stickers pour vos pages ? Il est désormais plus facile de les gérer grâce aux nouvelles fonctionnalités de recherche ajoutées pour ces deux éléments.

Les sections et les widgets ont également bénéficié de mises à jour de performance. Grâce à l'une d'elles, vous pouvez désormais ajouter une classe HTML à une section ou à un widget spécifique, ce qui facilite la personnalisation du style d'un site CMS avec du CSS personnalisé.

BEX E-invoicing via Peppol, CloudPass et GeoVision pour le Royaume-Uni, et statistiques danoises

BEX E-Invoicing (Facturation électronique)

Passez à la vitesse supérieure avec l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol avec BEX E-invoicing. Cela inclut des fonctionnalités de support dans le PMS, intégrant la livraison de factures électroniques dans vos processus de facturation habituels. Pour envoyer une facture via le réseau Peppol, le destinataire doit être une entreprise disposant d'un numéro de TVA et d'un numéro d'enregistrement valides.
La facturation électronique entre entreprises étant désormais obligatoire en Belgique, l'application se concentre sur nos utilisateurs belges. Le support pour d'autres pays suivra dans le courant de cette année.

CloudPass (Contrôle d’accès)

CloudPass est un fournisseur de contrôle d'accès actif sur le marché britannique. Grâce à cette application, vous bénéficiez d'une intégration intelligente des barrières avec reconnaissance des plaques d'immatriculation, permettant le check-in automatique des clients et l'ouverture des barrières. Cela simplifie l'accès sur la base de réservations valides.

GeoVision (Gestion des accès)

GeoVision est un fournisseur international de contrôle d'accès, présentant un intérêt particulier pour les utilisateurs du Royaume-Uni. L'intégration du contrôle des barrières par GeoVision permet l'ouverture automatique des barrières pour les clients et les propriétaires, et vous pouvez également gérer l'accès des employés via leurs plaques d'immatriculation.

Danmarks Statistik

Reporting et conformité simplifiées pour les clients danois grâce à cette intégration avec Danmarks Statistik, l'autorité nationale danoise des statistiques. Elle automatise le reporting mensuel des nuitées et simplifie la conformité obligatoire, éliminant les tâches manuelles et économisant un temps administratif précieux.